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关于学籍信息清理及异动情况的通知

日期:2018/4/4 10:09 点击数:741 
 各教学点办公室:

学生学籍信息的正确与否直接影响学生的基本利益和学校的稳定发展,请各教学点高度重视、认真清理,确保学生信息数据的完整、准确。现将学籍信息清理及各种异动情况的操作流程及相关事宜通知如下:

一、学籍异动的操作流程

对于学生的退学、休学、参军、转为函授学习等学籍异动情况均适用以下流程:

 

 

学生提交本人申请

 

招生就业办

签署意见

 

后勤处

签署意见

 

学生处

签署意见

 

教务处

签署意见

 

辅导员

签署意见

 学生必须按照规定格式书写申请(见附件),辅导员认真审核学生申请并调查确认后签署意见(辅导员必须与学生家长取得联系落实情况并做好记录,未满18周岁学生必须由家长在身份证复印件上书写同意其子女的相关申请。辅导员意见必须包含:经调查并与家长取得联系核实情况属实,同意申请。署名落日期),学生持申请分别到招生就业办由张主任签署意见并作好记录,到教务处由李老师核实情况签署意见,到后勤处由李主任核实其各项费用及公物损坏等情况签署意见,到学生处由王校长签署意见确定是否准予其申请,该申请分别由学生处和教务处存档备查。

二、学籍清理

1  清理对象:2012级至2015春入学(含2015春)的所有学生。

2  清理内容:学生的姓名、民族、性别、出生日期、身份证号、所学专业、学习形式、学籍状态(退学、休学、参军等学籍异动信息)。

3  清理要求及方法:发现信息有误的由辅导员编制学生信息更正表格提交至教务处李林霞老师处(电子表格形式),如果是专业、学习形式、学籍状态有误的需以教务处存档的学生申请为准,如与申请不符的按照流程重新提交申请。 

4  时间安排320日至419日,教学点清理、上报学生基本信息更正材料,420日至421日进行汇总,并验收、复查各点上报的相关材料。

三、学习形式及学籍状态的规范。

根据我校实际情况现将学生归纳为以下8种形式,在学生信息表中必须用如下形式对每个学生进行定义(1-6为学习形式 7-8为学籍状态)。

1  专衔本:全日制在校学习的专科衔接本科学生。

2  专科:全日制在校学习的只读专科学生。

3  本科:全日制在校学习的专科起点只读本科学生。

4  函授专衔本:函授学习的专科衔接本科学生。

5  函授专科:函授学习的只读专科学生。

6  函授本科:函授学习的专科起点只读本科学生。

7  退学

8  休学

        对于参军和未报到学生及不明原因的学生必须明确落实为以上8种状态中的一种,对于未报到又没有办理手续提交申请的学生,由班主任落实情况后书写该生的手续证明提交至教务处存档。

    四、学生更正基本信息所需材料

①更改姓名:提交户口本复印件、打印的户口证明,信息更改审核表(公安部门内部审核,有户籍民警、所长、县公安局户籍科长、局长签字)复印件。

②更改身份证号:身份证号出现错重号,除应提供各省、直辖市、自治区公安部门统一制定的《公民身份号码更正证明》外,还须提供医院出生证明,或者到公安部门入户时的原始材料。证明材料中的要素要完整,并按规定加盖县级公安机关户籍专用章,手写无效。

按照公安部相关文件规定,居民的出生日期一般不得修改,确有变更的,除提供《公民身份号码更正证明》,还应提供《居民户口项目变更更正审批表》复印件,加盖县级公安机关章。除了公安部门开具的更正证明,最好还能提供医院出生证明;或者到公安部门入户时的原始材料。

③民族修改所需材料为:对于民族信息变更的,请提供区县(自治区)民宗委出具《民族成份更改证明书》。

④性别修改所需材料为:户口本、身份证复印件及公安部门的情况说明。

⑤上述材料复印件必须用A4纸复印,并按学号升序排序装订成册,并加盖基层教学单位校章及经                    

 

 教务处                                                                            

 2015322

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